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Comment pourrais-je faire pour être mieux organisé ?

Posez votre question Anonyme - Dernière réponse le 15 avril 2010 à 19:21 par Anonyme
Je travaille à mi-temps mais cependant j'ai l'impression que lorsque j'arrive du travail, la mi-journée restante passe à 100 à l'heure. Comment pourrais-je faire pour arriver à pouvoir mieux gérer mon temps ?

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bonsoir tout d'abord est-ce un mi-temps choisi ,ou bien mi-temps cause santé ,ou bien tu n'a pas trouvé un travail à temps plein fais-tu du sport ? tu pourrai faire du bénévolat ,pourquoi pas aller promener les chiens des personnes agées ou handicapées ou bien leurs rendre service en leurs faisant quelques courses bonne soirée nadine
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Pour répondre à ta question Nadine, c'est un mi-temps chosi car je n'avais pas travaillé depuis plus de 8 ans, en partie du aux difficultés que tout le monde rencontre et que j'avais perdu espoir dans toutes les institutions françaises. Or, c'est un contrat "mairie" qui m'a permis de refaire surface et de me replonger dans la "bataille" du travail. Or, il se trouve que nous sommes en période d'élection et que dans le service où je travaille, je suis obligé d'avoir un minimum d'organisation pour assurer mon job.

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D'abord chercher à savoir POURQUOI vous êtes mal organisé : est-ce les paperasses qui envahissent votre bureau? ou plutôt est-ce VOUS qui avez du mal à débuter une tâche (la plus ultra-urgente parmi les urgentes) et à vous y tenir? c'est-à-dire ne pas vous laisser désorganiser par les autres collègues, les coups de tél, les autres idées qui vous viennent à l'esprit et hop ! on la fait , avant-même d'avoir fini la précédente tâche? Il faut s'organiser comme une secrétaire ! La paperasserie : "the" truc qui peut vous faire couler... Il faut d'abord savoir comment s'organiser pour faire efficace et rapide...sans rien perdre ! Quelle méthode utiliser pour le classement? par ordre de priorité? par catégories de dossiers à traiter, par type (factures à régler, dossiers à constituer, contrats à archiver, lettres à taper, stats à faire, etc). A la maison, comme au bureau, il faut se doter d'outils ! c'est comme le meilleur ouvrier : il ne pourra rien faire s'il n'a pas de bons outils adéquats ! Avant tout, achetez assez de gros classeurs en carton + pochettes transparentes, et des chemises à élastiques, et au-moins deux "trieurs". Puis au-lieu d'utiliser les sempiternels Post-it qui, s'ils sont plus de 10 collés à l'ordi, à la lampe à la tasse de café, à l'imprimante et partout sur le bureau, ne serviront plus à rien car feront partie du décor ! : il vaut mieux utiliser un de ces "trieurs" et y mettre devant la liste chronologique (ou la faire par ordi) de ce qu'on doit faire du plus urgent au-moins urgent. S'acheter des paniers (organiseurs) à courriers à poser sur le bureau, car tout le monde le sait : le meilleur est l'ennemi du bien ! Par exemple, une secrétaire qui a 20 contrats à archiver par jour, ne va pas perdre du temps et de l'énergie à se lever 20 fois pour aller vers l'armoire, sortir le bon classeur, le mettre dedans, etc...! Les docs à archiver, à donner à un autre service, à traiter, le courrier entrant, le courrier sortant (prêt à mettre sous enveloppe, car on ne va pas à chq fois sortir un seul timbre, une seule enveloppe!...) : tout ce beau monde aura SON panier à courrier ! En fin de semaine vous sortirez le classeur "Factures" une bonne fois et y rangez toutes les factures à archiver, de la semaine ! Faut être efficace mais pas non plus buté : un proverbe dit : "Quand on n'a pas de cerveau, on a des pieds"...se traduit par "si on ne réfléchit pas avant de façon ordonnée, ehhh ben il faudra marcher mille fois ! Il faudra faire de telle sorte de ne pas se laisser distraire par la diversité des tâches : essayer de les regrouper afin de faire du "travail à la chaîne" ce qui évite les oublis, les erreurs, les temps morts... Les classeurs ! ahhhh ces classeurs : si on les organise et réfléchit bien, il sont super efficaces, sinon, vous passerez des heures à fouiller dans chacun d'eux ! Des étiquettes codées, de couleur, des intercalaires, des sous intercalaires... Faites-vous des fiches avec les infos dont vous avez besoin tous les jours plusieurs fois sans perdre de temps : fiches listes des n° de tél les plus composés, fiches des adresses souvent recherchées, listes diverses bien organisées et imprimées (tarifs, poids, adresses, etc). Par exemple, je me fais pour chez moi à la maison, une fiche complète avec les coordonnées ultra-complètes de chaque commerce et administration : ainsi, plus d'énervement à fouiller sur chaque lettre de telle société pour trouver l'adresse mail de tel ou tel interlocuteur, les horaires d'ouverture...je la mets dans un "cahier-annuaire" ou à la première page de chaque classeur concerné. Et pour finir, ne pas tomber dans l'erreur courante de vouloir "caser" 15 tâches de travail si on a des doutes d'y arriver ! car si vous avez le moindre retard, tout est décalé et l'organisation bousillée ! Je préfère me prévoir de bonnes marges ! Si par chance j'ai de "l'avance" sur mon programme, ce n'est pas grave du tout ! : je commence la tâche suivante ! Enfin, le bureau (au boulot comme à la maison) doit être agencé afin de ne pas avoir besoin de se lever mille fois pour aller chercher des docs courants où accéder à l'imprimante ! ni aux feuilles, enveloppes, timbres, et autres dossiers en cours (stockés à portés de main près du bureau). Un bonne chaise dactylo qui pivote avec des étagères derrière vous, une sorte de plan de travail pour poser aisément les dossiers à côté de vous, une bonne lampe et un bon café !
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Bonsoir Thierry ! Je suis ravi de voir que vous vous intéresser à ceux sujet. Et pour répondre à votre question, il est vrai que j'ai tendance à vouloir faire plaisir à tout le monde. La plupart du temps, malgré mon travail, c'est moi qui, en plus, relève les températures, réponds au téléphone (au moment de donner l'effectif), prépare le plus souvent les barquettes (lorsqu'il y a lieu de le faire, fait le café, etc...Malheureusement, je suis pris dans une spirale car ce que je fais me plais (j'aime rendre service aux autres) et ceux-là, sans s'en rendre vraiment compte ou non (je n'en sais rien) en abuse un peu, et là, c'est là catastrophe. Alors, que faire dans ces cas-là?

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Salut Sylvain. On dit que le temps passe vite et quand je lis ta question, j’ai l’impression que ce dicton s’applique à toi ! Bref, je pense qu’il faut te donner du temps pour planifier ta journée. Comme tu as la chance de travailler à mi-temps, je pense que cela ne doit pas être difficile pour toi. Quand tu rentres du travail, regarde tes priorités avant tout. Tu peux aussi répartir les tâches ménagères à travers plusieurs jours. Ainsi, tu auras du temps à toi ! Ciao.
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je te conseille de suivre les observations de thierrry . c'est un bon organisateur et chez lui, tout est en ordre et saches que c'est facile . il t'a donné tous les conseils de secretariat . alors fais comme lui . et tu n"auras pas d'ennuis, de relance, etc..... alors je te dis courage . et tu verras cela va marcher comme sur des roulettes.
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De toutes façons, je me suis fixé un objectif trop difficile à atteindre et je ne pourrais jamais satisfaire tout le monde. Je préfère donc renoncer.

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éliminez les détails mais surtout pas le chien-
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Mon pauvre Roros, je ne compte pas l'éliminer rassurez-vous!

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